UNSERE LEISTUNGSMODULE – 
VERTRAGSMANAGEMENT

 

Definition

Das KREX-Modul „Vertragsmanagement“ umfasst ein Vertragscontrolling im Sinne einer Vertragsarchivierung und Vertragsverwaltung für die KREX-Partnerschaftsklinik. Ausgehend von der Vertragsverwaltung wird sukzessive ein umfassendes Vertragsmanagement geschaffen. 

 

Ziel

Ziel des Moduls ist es, durch vollständige Erfassung, Monitoring und Steuerung des Vertragswesens durch KREX kurz- und mittelfristig (ein bis drei Jahre) Einsparungen zu erzielen und insgesamt eine kostenoptimierte Struktur in der KREX-Partnerschaftsklinik zu schaffen. In einer langfristigen Perspektive (ab vier Jahren) sind – eine erfolgreiche Umsetzung unterstellt – keine weiteren, großen Einsparungen zu erwarten. 

 

Inhalt

In einem ersten Schritt widmet sich KREX der Erfassung aller vorhandenen Verträge mit externen Firmen der KREX-Partnerschaftsklinik. Ausgeschlossen ist das interne Vertragswesen, insbesondere Arbeitsverträge, da hierdurch Datenschutzaspekte betroffen wären. Wie mit „Mischverträgen“ wie bspw. Dienstwagenverträgen oder Telefonverträgen von bzw. für Mitarbeiter umgegangen werden soll, wird mit der Geschäftsführung der KREX-Partnerschaftsklinik im Einzelnen festgelegt. 

 

Folgende Vertragsparameter werden in der KREX-Vertragsmanagement-Software erfasst: 

 

  • Vertragsart (Kaufvertrag, Liefervertrag, Leasingvertrag, Rahmenvertrag etc.)
  • Vertragsinhalt (Kurzbeschreibung)
  • Vertragspartner (intern und extern)
  • Ansprechpartner (intern und extern)
  • Organisationseinheit (intern)
  • Kostenstelle (intern) oder Konto etc. für interne Zuordnung
  • Vertragsdatum (Datum des Vertragsabschlusses)
  • Datum Vertragsbeginn und -ende
  • Laufzeit (befristet/unbefristet)
  • Automatische Vertragsverlängerung ja/nein
  • Kündigungsfrist
  • Bemerkungen
  • Wiedervorlage Zeitpunkt
  • Einmalige Vertragskosten (Abschlussgebühr, Bereitstellungskosten etc.)
  • Variable Vertragskosten (Sonstige)
  • Vertragskosten (Gesamt, Preis, Menge)
  • Bearbeitungsstatus (aktiv, gekündigt, in Nachverhandlung)
  • Anhang (Vertrag als digitale OCR-fähige Kopie) 

                                             

                                            Neben der Ersterfassung aller Verträge ist es zudem wichtig, die Schnittstellen mit der Geschäftsführung, dem Controlling und dem Einkauf der KREX-Partnerschaftsklinik für den zukünftigen Ablauf zu klären und verbindlich abzusprechen. Eine dauerhaft vollständige Vertragserfassung ist nur dann möglich, wenn KREX vor Abschluss eines neuen Vertrages kontaktiert wird, um eine Einschätzung und Bewertung der Vertragskonditionen vorzunehmen und schließlich jeden neuen Vertrag im Umlaufverfahren nach Abschluss erhält.

                                             

                                            Sobald KREX alle Verträge eingepflegt hat, wird in einem nächsten Schritt die Notwendigkeit der erfassten Verträge der KREX-Partnerschaftsklinik analysiert. Alte Verträge oder Verträge mit bereits langer Laufzeit werden im Hinblick auf neue Marktkonditionen geprüft. 

                                             

                                            Des Weiteren werden die Verträge jener KREX-Partnerschaftskliniken, die das Modul Vertragsmanagement beauftragt haben, miteinander verglichen, um Preisunterschiede zu erkennen. Auch die Möglichkeiten zur Vereinbarung von Verbundverträgen werden durch die KREX-Partnerschaftszentrale überprüft und ausgelotet.

                                             

                                            Die weitere, kontinuierliche Betreuung durch KREX besteht darin, alle erfassten Verträge der KREX-Partnerschaftsklinik nach einem automatischen Wiedervorlageverfahren in Hinblick auf Kündigungsfristen, Vertragsänderungen und Vertragsbeendigungen dauerhaft zu kontrollieren. Sollte sich Optimierungspotenzial zeigen, so tritt die KREX-Partnerschaftszentrale mit der Geschäftsführung (oder etwaigen anderen festgelegten Ansprechpartnern) der KREX-Partnerschaftsklinik in Kontakt und stimmt das weitere Vorgehen ab.

                                            IHRE ANSPRECHPARTNERIN


                                            Kristin Blendow
                                            Prokuristin
                                            Tel.: 02241 127 165 2
                                            Fax: 02241 127 165 1
                                            E-Mail: k.blendow@krex-kliniken.de

                                             

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